ASSISTANT.E POLYVALENT.E (h/f)

DEMANDRE Recrutements recherche pour une agence d’architecture parisienne un·e assistant·e de direction (h/f).  Ce cabinet pluridisciplinaire, idéalement situé dans Paris intramuros, se compose d’une vingtaine de collaborateurs.  Il intervient principalement sur des projets d’équipements publics d’immeubles de bureaux et de logements collectifs.  Cette agence est réputée pour sa production soignée et contemporaine.     La personne recherchée sera responsable de la gestion du secrétariat classique de l’agence ainsi que son suivi administratif. Ce poste comporte quatre fonctions :   - Le secrétariat courant et assistanat de direction :  Cet aspect concerne la gestion du courrier de l’agence et des mails, la gestion du planning et des agendas, les prises de rendez-vous, la tenue du standard téléphonique et l’accueil physique des visiteurs, la rédaction de comptes-rendus de réunions, la gestion des réservations (trains, avions, taxis, hôtels, restaurants, etc.).… Elle intervient également dans l’intendance générale de l’agence : fournitures, interfaces avec les sous-traitants, avec les sociétés de maintenance et de nettoyage, classement et archivage des dossiers.   - L’assistanat administratif : Ce·tte assistant·e s’occupe du classement des notes de frais et factures ainsi que de leur dématérialisation régulière. Elle prépare et la transmet les pièces mensuelles destinées à l’expert-comptable. L’ensemble de la comptabilité de l’agence étant externalisée, le suivi de la comptabilité générale se limite au classement intermédiaire des pièces comptables.  Cette personne prend également en charge la préparation du bilan prévisionnel, la saisie des déclarations de TVA, la gestion des dossiers administratifs (URSSAF, etc.) avec le cabinet comptable.  Elle gère les déclarations d’activité de l’agence auprès de la MAF, l’édition et l’envoi des factures aux clients ainsi que les relances des factures impayées.    - Les ressources humaines :  Ce·tte assistant·e collecte les informations pour le traitement du volet social et RH par le comptable (contrats de travail, paies, congés payés ou maladie, RTT, etc.). Le calcul et l’édition des fiches de paies sont ensuite gérés par le cabinet comptable.  Elle tient à jour un tableau des salariés renseignant les montants des salaires, congés et dates des contrats.  Elle s’occupe de la diffusion des annonces sur le site internet de l’agence et auprès des cabinets de recrutement. Elle organise les prises de rendez-vous avec les candidats. Elle réceptionne et classe les CV et candidatures spontanées reçues à l’agence.   - La communication : Cette personne intervient dans la recherche et l’élaboration des dossiers de marchés publics, ainsi que dans la mise à jour du book de l’agence. Elle gère aussi les relations presse.      C’est pourquoi nous recherchons des candidat·e·s ayant occupé des postes similaires en cabinet d’architecture ou en bureaux d’études techniques. Ces candidat·e·s doivent avoir une expérience de 2 années minimum sur cette fonction. Une parfaite maîtrise du pack Office est indispensable. Des compétences sur In Design sont un véritable atout. Il sera très apprécié que cette personne ait un bon niveau en orthographe et de bonnes capacités rédactionnelles. Enfin, une personnalité rigoureuse et autonome ainsi que le sens de l’organisation et du service sont des qualités nécessaires pour répondre aux exigences de ce poste.      Poste en CDI basé à Paris. Prise de poste dès que possible. Salaire entre 2400 à 3200€b suivant expérience.   Adressez vos candidatures à candidature@demandre-recrutements.fr CV (format pdf)  Veuillez utiliser « candidature ASSIST POLYV 420503 » pour le titre de votre mail.