Recherche Assistante de direction, Administrative et de Gestion (h/f)

Au sein d'une agence d’architecte à taille humaine, vous assisterez les gérants de l’agence et les chefs de projets dans leurs suivis administratifs, techniques et financiers de leurs opérations. Ce poste est varié et complet. Poste clef pour l'ensemble de l'équipe et pour la direction, il nécessite de l'anticipation, de l’autonomie, un bon relationnel avec l’ensemble de l’équipe. L’assistant(e) de l’architecte est l’interface entre les collaborateurs de l’agence, les clients (particuliers, entreprises, collectivités, Etat) et les partenaires intervenant aux différentes phases du chantier, mais aussi les techniciens des bureaux d’études et les commerciaux. Vous êtes reconnu(e) pour votre sens des responsabilités et votre organisation, vous avez la capacité de gérer de nombreuses tâches simultanément  ce poste est fait  pour vous. Accueil : Accueil téléphonique, prise et transmission des messages Traitement du courrier  Accueil physique de l’agence  Assistance : Elaboration et montage des dossiers de candidature dématérialisés de marchés publics (1° et 2° phase) et privés. : Assurer la veille régulière des Avis de marchés de MOE selon critères définis, Montage des Dossiers et récupération des documents auprès des membres de l’Equipe, s’assurer de la conformité des pièces fournies ainsi que de la présentation selon le RC, Mise à jour des Références de l’Agence et Création de visuels avec bases définies, etc… Suivi administratif et financier des chantiers en lien avec les architectes (rédaction des OS, PV, suivi des situations de travaux, établissement des certificats de paiement, DGD…). Suivi des contrats de maitrise d’œuvre, notes d’honoraires, facturation et suivi des honoraires (encaissement et relances), révisions et actualisation des prix. Dépôt des factures d’entreprises et des factures clients sur le portail ChorusPro Tenue des différents tableaux de suivi. Rédaction des courriers Gestion des RH (mise à jour du registre du personnel, médecine du travail, préparation des payes, en relation avec le cabinet d’Expert-Comptable. Suivi formation des collaborateurs, mise à jour du document unique des risques professionnels Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables Classement, archivage physique et numérique des dossiers Mise à jour des documents administratifs de l’agence. Comptabilité : Etablissement des factures clients saisie comptable factures fournisseurs, vente,  rapprochements bancaires déclarations mensuelles de TVA  suivi des règlements, et relance suivi de trésorerie communication avec le cabinet comptable   PROFIL Bonne aisance avec les chiffres. Connaitre les procédures de marchés publics Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques (pack office : Word, Excel, Outlook,.. ). Pratique des logiciels et plateformes Choruspro, Ediflex, Rigueur, organisation. Avoir le sens des priorités. Aisance relationnelle, sens de l'écoute, disponibilité, réactivité, capacité à travailler en équipe. Aisance rédactionnelle, Avoir au moins une année sur un poste similaire en agence d’architecture, bureau d’études, entreprise du BTP ou maitrise d’ouvrage. Conditions   : Poste à pourvoir dès que possible ; Contrat envisagé : CDI   35 heures Rémunération selon profil et expérience Lettre de motivation et CV à transmettre par mail à l’adresse suivante : contact@atelier-cub3.com