ASSISTANT/ASSISTANTE ADMINISTRATIF(VE)

DESCRIPTIF DU POSTE Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) capable d’assurer les tâches suivantes : Accueil : Accueil téléphonique, prise et transmission des messages Accueil des visiteurs (clients, collaborateurs extérieurs, fournisseurs, etc.)   Assistance : Ouverture et diffusion quotidienne du courrier (mail et papier) Traitement quotidien des envois (affranchissement et acheminement des envois via les services postaux ou coursier). Gestion des RH (médecine du travail, droit du travail, convention collective, préparation des payes, gestion des arrêts maladie, suivi des congés,…) en relation avec le cabinet d’Expert-Comptable. Gestion des factures clients et fournisseurs. Gestion des frais professionnels. Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons. Assister les architectes dans les taches administratives et financières en cours de projet (phase études et chantier). Réaliser les déclarations annuelles d’assurance professionnelle (déclaration MAF). Suivi administratif et financier de l’ensemble des chantiers en lien avec les architectes (rédaction des OS, PV, suivi des situations de travaux, DGD…). Suivi des contrats de MOE, notes d’honoraires, facturation et suivi des honoraires (encaissement et relances), révisions et actualisation des prix. Classement, archivage. Mise à jour des documents administratifs de l’agence. Elaboration et montage des dossiers de candidature de marchés publics (1° et 2° phase) et privés. Tenue des différents tableaux de suivi.   PROFIL Bonne aisance avec les chiffres. Rigueur, organisation. Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques et statistiques (pack office : Word, Excel, power point). Avoir le sens des priorités. Aisance relationnelle, sens de l'écoute, disponibilité, réactivité, capacité à travailler en équipe. Aisance rédactionnelle, très bonne orthographe exigée. Connaitre les procédures de marchés publics et privés. Anticipation. Avoir au moins une année sur un poste similaire en agence d’architecture, bureau d’études, entreprise du BTP ou maitrise d’ouvrage.   Ce poste est à pourvoir rapidement à plein temps Merci d’envoyer CV et lettre de motivation à l’adresse mail : o.assoud.passerelle@orange.fr