Office Manager

Office Manager Offre d’emploi Situation :                          Lyon 1er Salaire :                             Selon expérience Expérience :                      ≥ 3 années d’expérience Conditions :                       CDI, rémunération à négocier suivant expérience          Prise du poste :                dès que possible Candidature :                    à envoyer à jv@milieu.fr avec en objet : recrut_OM_2020 Notre entreprise MILIEU_STUDIO est un bureau d’études en ingénierie éco-conception. Notre activité d’ingénierie et d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage s'articule autour d'expertises liées à la performance globale des projets de construction et d'aménagement : Programmation environnementale & éco-aménagement Physique du bâtiment et des ambiances Qualité environnementale & certifications Ingénierie énergétique (Passif, Bepos, GPE/GRE) Analyse de cycle de vie bâtiment et conception bas carbone   Fort de 14 années d’expérience, MILIEU intervient aujourd’hui sur l’ensemble du territoire et sur des projets variés en marchés privés comme en marchés publics : aménagement urbain, logements, bureaux, équipements publics (enseignement, salle de spectacle, etc.), activités et commerces, aéroports, etc.   Descriptif Nous recrutons un(e) Office Manager avec au moins 5 ans d’expérience pour accompagner notre croissance. Rattaché(e) au directeur d’agence à Lyon, votre poste est stratégique pour l’agence. Les tâches associées à ce poste peuvent être regroupées dans les grandes thématiques suivantes :  La gestion administrative courante, La gestion administrative des projets, La mise à jour, le pilotage et l’analyse du tableau de bord facturation / charges / trésorerie de l’agence, Une partie de la gestion financière en lien notamment avec le comptable externe à l’agence (y compris analyse du compte de résultat et des grands livres), Le reporting mensuel de l’activité en vue d’une présentation lors des COPIL et revues mensuelles, La gestion des RH, Le développement commercial avec la veille sur les appels d’offre, sur l’établissement des dossiers de candidature, la prise de contact avec nos partenaires architectes, et le suivi de ces appels d’offre, Une partie de communication nécessaire aux montages des appels d’offres (référence projet, CV, etc.) voire à la communication externe de l’agence (mise à jour de la plaquette commerciale, suivi création du site Internet)   Vous participerez également aux réunions d’agence et aux comités de direction. Vos compétences Diplômé(e) minimum Bac+3 ou Bac+5, vous disposez : D’une expérience similaire de 3 à 5 années dans l’idéal, Une expérience ou formation en gestion/ comptabilité.   Les capacités requises pour ce poste sont : Rigueur et organisation dans le travail, Capacités d’expression écrite, Maitrise de la suite office et Adobe, Connaissance des outils numériques de communication, Bon relationnel et à l’aise dans la communication orale, Autonomie dans la gestion des tâches, Curiosité, capacité d’apprentissage rapide.   Environnement de travail Vous évoluerez au sein de nos locaux au cœur du premier arrondissement de Lyon, à 100 m de l’Hôtel de Ville dans un environnement privilégié riche en services et en activités, fortement connecté aux transports en communs : bus, et métro. Au quotidien, vous côtoierez une équipe jeune, dynamique et interdisciplinaire composée d’ingénieurset architectes. Liste détaillée des tâches associées au poste   Administration générale Standard Courrier Structuration, participation à mise en place outils, charte, arborescence informatique, process Gestion mails, tri archivage, réponses Process administratifs Gestion fournisseurs/achats Gestion prestataires externes (téléphonie, assureur…) Interface avec prestataire maintenance informatique Participation structuration informatique, process informatiques, Gestion des achats (petit matériel, fournitures, relations avec les prestataires, suivi des devis, consultations) Administration des affaires Gestion administrative des dossiers (devis, contrats, BC ..) Facturation clients Base clients (MEG) Participations aux Réunions de production Déclaration d'activités assurance professionnelle EUROMAF (1 fois/an) Gestion financière Tenue comptabilité fournisseurs à jour (yc. Règlements, codification des factures, Traitement factures en suspens) Comptabilité clients (tenue tableaux bords, suivi règlements, relances) Compta analytique simple (analyse du compte de résultat, pointage des grands livres chaque mois, analyse CA, postes dépenses, encours, temps passé…) Tableau de bord prévisionnel (suivi de la trésorerie, charges, suivi des encours, CA prévisionnel, budget personnel, préparation des données présentées lors des COPIL mensuel…) Interface directe (banque / expert-comptable / impôts / …) Tenue des bilans / documents comptables / archives obligatoires Développement commercial Veille des appels d'offres Sollicitation architectes, coordination Montage des dossiers d'appels d’offres publics et privés Suivi reporting AO (nombre/an, objectifs à atteindre, saisie réponse (non-sélection, sélection, lauréat..) Base de données architectes (programme, localisation, taille projet) Participation à la communication de l’agence, notamment sur le web RH Gestion des candidatures (recherches CV, réception et tri CV, réponses, .... ) Établissements des formalités d'embauche / départ (salaires, contrats de travail, DPAE, registre personnel, affiliations retraite, prévoyance, santé, médecine travail, SDTC …) Formalités prise en charge formation Formalités stagiaires (convention stage, calcul gratification, suivi absences) Liaison avec l’interlocuteur social externe pour garantir en interne l’application législation du travail Gestion des formalités sociales, relations avec organismes sociaux Fiches de paye (transmission des informations mensuelles au comptable, absences, congés, suivi, règlement, NDF) Tenue et archivage des dossiers RH Communication Création et màj fiches de référence, liste de références, CV, plaquette présentation agence, moyens Création du site internet (suivi prestation) Dossier de renouvellement qualifications OPQIBI (1 fois/an)