SECRETAIRE DE DIRECTION

Temps complet (35h) - CDI - poste à pourvoir dès que possible (janvier idéalement) Relations avec les maîtres d’ouvrage : - Préparation des dossiers de candidatures - Préparation des contrats d’architecte ou d’ingénierie, tableaux de répartition des honoraires - Etablissement des notes d’honoraires architecte et transmission aux maîtres d’ouvrage après recueil éventuel des notes des BET et tableau récapitulatif Relations avec les entreprises : - Préparation dossiers de consultation (RC / CCAP …) - Participation à la préparation des marchés avec contrôle des pièces justificatives demandées et établissement des ordres de service, - Traitement des situations de travaux avec certificats de paiement, DGD - Etablissement des avenants, des PV de réception et de levée de réserves - Déclaration annuelle d’assurance MAF après récapitulation des montants de travaux par chantier et affectation à chaque architecte Gestion SCM (environ 20% du temps) - Tenue du budget            Inscription montant des factures dès réception          Inscription montant des charges sociales, TVA, salaires dès transmission par expert-comptable          Estimation des dépenses entre les 15 et 25 et entre les 30 et 10 du mois suivant pour établir les appels de fonds correspondants – dépôt des chèques en banque - Suivi des salaires          Recueil des heures mensuelles de chaque salarié et transmission d’un état récapitulatif à l’expert-comptable.         Réception des fiches de paie par mail et contrôle (heures sup-congés) - Règlements          Chèques pour factures fournisseurs          Virements pour salaires - TVA           Préparation des documents en vue déclaration TVA et transmission à l’expert-comptable pour finalisation           Préparation du bilan de la SCM =  affectation des dépenses à chaque architecte          Détermination du % à appliquer pour frais de fonctionnement selon chiffre d’affaires réalisé          Détermination du % à appliquer pour frais personnel après affectation des heures des salariés à chaque architecte          Répartition entre architectes des factures fournitures de bureau/reprographie tirage plans/frais de déplacements          Préparation de la balance générale selon les différents % pour déterminer le % final de prise en charge des frais par chaque architecte          Transmission des éléments à l’expert-comptable pour finalisation du bilan   Missions complémentaires :          Téléphone : limité          Traitement du courrier : arrivée / départ          Gestion de la boîte mail