SECRETAIRE TECHNIQUE

Suite départ, poste de secrétaire à pouvoir. Nous sommes une équipe de 18 personnes dynamiques et motivées travaillant sur tout type de projets en centre-var (écoles, maisons, bâtiments tertiaires, cave et domaines viticoles...). Le poste de secrétaire est un élément central et essentiel dans notre activité. Poste : secrétaire en agence d'architecture Qualités requises : Sens du travail en équipe, de l'accueil, rigueur et autonomie Maîtriser le vocabulaire professionnel inhérent aux activités de l'agence d'architecture Fournir un appui administratif à l'équipe projet dans la gestion des procédures. Avoir une vision cohérente des situations professionnelles liées au projet architectural (acteurs, interactions, phases du projet). Organiser ses activités pour atteindre les objectifs définis. Les plus : Expérience en agence d'architecture, dans le bâtiment Potentiellement tout profil avec une réelle expérience Connaissance des procédures des marchés publics et privés Missions confiées : 1 - Gestion administrative de l'agence : - accueillir les visiteurs, identifier leur demande et les orienter - gérer le standard téléphonique, le répondeur et redirection des appels - gérer la boîte mail de l'agence et redirection - gérer le compte chorus Pro de l'agence et redirection - orienter les demandes vers le bon interlocuteur - rédiger des documents professionnels (courriers, notes, courriels...) - actualiser le planning des rendez-vous et des réunions de travail - gestion partielle du planning et RDV des associés - appliquer les procédures administratives internes - réceptionner, enregistrer le courrier - assurer la conservation et l'archivage des documents de travail - gérer les approvisionnements de fournitures de bureau - relecture de dossiers pour orthographe, syntaxe, mise en forme 2 - Secrétariat technique du projet architectural : - constituer les dossiers de candidature - mettre en forme et transmettre les dossiers de candidature dématérialisés - collecter les pièces nécessaires au dossier de consultation des entreprises - organiser la réception des offres des entreprises - préparer la notification de la décision du maître d'ouvrage aux entreprises candidates - recueillir les assurances décennales et autres documents des entreprises retenues - préparer, transmettre et archiver les ordres de services - gérer, suivre et archiver les dossiers marchés - établir les certificats de paiement des entreprises, y compris envoi sur chorus Pro - tenir le carnet d'adresse agence à jour (entreprises, clients...) - traiter et suivre les réclamations Contrat : CDD débouchant sur CDI 38h/ semaine sur 5 jours 1850 € brut - négociation selon expérience professionnelle Contact :Envoi CV et lettre de motivation à : recrutement@arch-brignoles.fr 04 94 59 06 74 http://www.arch-brignoles.fr